Orden de 12 de julio de 2017 de las Consejerías de Hacienda y Administraciones Públicas y de Turismo, Cultura y Medio Ambiente, por la que se aprueba la política de gestión y archivo de documentos electrónicos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia.
| Sección | Comunidad Autónoma |
| Emisor | Consejería de Educación, Juventud y Deportes |
| Rango de Ley | Orden |
-
Comunidad Autónoma
-
Otras disposiciones
Consejería de Hacienda y Administraciones Públicas
6422 Orden de 12 de julio de 2017 de las Consejerías de Hacienda y Administraciones Públicas y de Turismo, Cultura y Medio Ambiente, por la que se aprueba la política de gestión y archivo de documentos electrónicos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia.
La presente Orden se dicta de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 156 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, que establece el Esquema Nacional de Interoperabilidad. Su finalidad es la creación de las condiciones necesarias para garantizar el adecuado nivel de interoperabilidad técnica, semántica y organizativa de los sistemas y aplicaciones empleados por las Administraciones públicas, que permitan el ejercicio de derechos y el cumplimiento de deberes a través del acceso electrónico a los servicios públicos, a la vez que redunda en beneficio de la eficacia y la eficiencia, en el marco, entre otras normas, de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. Por su parte, el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración electrónica, en su artículo 21, apartado 1, letra a, establece la obligatoriedad de que las administraciones públicas desarrollen su política de gestión de documentos electrónicos, de acuerdo a la correspondiente Norma Técnica de Interoperabilidad, que contará con unos elementos mínimos recogidos en la Disposición adicional primera, apartado 1, letra h, de dicho Real Decreto.
En el anexo de glosario de términos del mencionado Real Decreto se define la Política de gestión de documentos electrónicos como el conjunto de “orientaciones o directrices que define una organización para la creación y gestión de documentos auténticos, fiables y disponibles a lo largo del tiempo, de acuerdo con las funciones y actividades que le son propias. La política se aprueba al más alto nivel dentro de la organización, y asigna responsabilidades en cuanto a la coordinación, aplicación, supervisión y gestión del programa de tratamiento de los documentos a través de su ciclo de vida”.
Mediante Resolución de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas de 28 de junio de 2012, se aprobó la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos que sirve de base para la definición de esta Política de gestión y archivo de documentos electrónicos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia.
La entrada en vigor de las Leyes 39/2015 y 40/2015, de 1 de octubre, que establecen definitivamente la Administración Electrónica como el sistema de gestión y de relación entre las administraciones y los ciudadanos, hace más oportuna y necesaria la aprobación de esta Política.
En el ámbito regional, el Decreto 302/2011, de 25 de noviembre, de Régimen Jurídico de la Gestión Electrónica de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia, establece en su artículo 36 que la gestión documental realizada por la Administración Pública de la Comunidad Autónoma deberá someterse a los criterios incluidos en el Esquema Nacional de Interoperabilidad, al mismo tiempo que fija los requisitos de validez de los documentos electrónicos administrativos (artículo 39), define el expediente administrativo electrónico (título IV, capítulo IV) y los aspectos generales relacionados con la gestión, conservación y archivo de los documentos electrónicos. Regula, asimismo, las funciones de los distintos agentes implicados en la definición y desarrollo de los principales aspectos de la Administración electrónica, atribuidas a los órganos de la administración autonómica con competencias en materia de innovación de los servicios públicos, de planificación informática, sistemas de información y aplicaciones informáticas corporativas y de archivo.
Por su parte, la Ley 6/1990, de 11 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Región de Murcia, en su artículo 7.7, encarga al Archivo de la Administración Regional la elaboración de cuadros de clasificación para archivos de oficina, la normalización de la tipología documental, la continuación del tratamiento documental iniciado en las distintas oficinas administrativas y la elaboración de instrumentos de descripción necesarios para una mejor recuperación de la información por parte de organismos interesados. Asimismo, en su artículo 12, regula los plazos y fases de transferencia de los documentos administrativos a los distintos archivos, intermedio e histórico, una vez que carezcan de vigencia administrativa, así como los criterios generales sobre expurgo y conservación de aquéllos en los que subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones; aspectos estos últimos reiterados en el ya mencionado Decreto 302/2011, de 25 de noviembre.
La Política que se aprueba coadyuva, asimismo, al ejercicio de los derechos y el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la normativa estatal y autonómica sobre transparencia y buen gobierno, regulados por la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno y la Ley 12/2014, de 16 de diciembre, de Transparencia y Participación Ciudadana de la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia, modificada por la Ley 7/2016, de 18 de mayo; al mismo tiempo, favorece la reutilización de la información en los términos establecidos por la Ley 18/2015, de 9 de julio, por la que se modifica la Ley 37/2007, de 16 de noviembre, sobre Reutilización de la Información del Sector Público.
Esta Política tiene como objetivos principales mejorar los procesos y el control, organizativo y tecnológico, en la creación, gestión y archivo de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida, asegurando la autenticidad, fiabilidad, integridad, interoperabilidad, disponibilidad, acceso y conservación a largo plazo de los documentos producidos y recibidos por la administración autonómica en el ejercicio de sus funciones; del mismo modo, garantizar el registro documental de los derechos y obligaciones de la Administración y de los ciudadanos, posibilitando el control por parte de estos últimos de la actividad administrativa de acuerdo con la normativa sobre transparencia, acceso a la información pública y participación ciudadana. Se establecen, asimismo, los requisitos mínimos obligatorios a cumplir por cualquier consejería, ente público, órgano directivo o servicio que implante aplicaciones de gestión de sus documentos, esencialmente electrónicos. Y, por último, servirá como instrumento para garantizar la creación y conservación a largo plazo de los documentos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia.
Dada la naturaleza de esta norma, en el procedimiento se han seguido los trámites pertinentes y emitido los informes preceptivos por las consejerías competentes.
En su virtud, a propuesta de la Dirección General de la Función Pública y Calidad de los Servicios, de la Dirección General de Informática, Patrimonio, y Telecomunicaciones y de la Dirección General de Bienes Culturales, las personas titulares de la Consejerías de Hacienda y Administraciones Públicas y de la Consejería de Turismo, Cultura y Medio Ambiente,
Disponemos:
Se aprueba la Política de gestión y archivo de documentos electrónicos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia, en el marco de las Normas Técnicas que desarrollan el Esquema Nacional de Interoperabilidad, que se inserta a continuación.
Se faculta a las personas titulares de las consejerías competentes en las materias que han justificado la iniciativa de aprobación de esta Orden para dictar cuantas disposiciones sean necesarias para su desarrollo ejecutivo.
Esta Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial de la Región de Murcia.
Murcia, 12 de julio de 2017.—El Consejero de Hacienda y Administraciones Públicas, Andrés Carrillo González.—El Consejero de Turismo, Cultura y Medio Ambiente, Javier Celdrán Lorente.
Política de gestión y archivo de documentos electrónicos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia
-
Objeto y alcance
-
Ámbito de aplicación, destinatarios y datos identificativos de la Política
-
Actores involucrados y responsabilidades
3.1. Actores
3.2. Responsabilidades
-
Sistema de gestión y archivo de documentos electrónicos
-
Procesos de gestión de documentos electrónicos
5.1. Captura
5.2. Registro
5.2.1. Documentación en soporte papel
5.2.2. Metainformación del asiento registral y de los documentos anexos
5.3. Clasificación
5.3.1. Criterios de formación de expedientes electrónicos y agrupaciones de documentos
5.3.2. Cuadro de clasificación funcional
5.4. Descripción
5.5. Acceso
5.6. Calificación
5.6.1. Procesos de valoración y dictamen
5.6.2. Documentos esenciales
5.7. Conservación
5.8. Transferencia
5.9. Eliminación
-
Asignación de metadatos
6.1. Metadatos mínimos obligatorios
6.2. Metadatos complementarios
-
Procesos horizontales de gestión y archivo de documentos electrónicos
7.1. Documentación
7.2. Supervisión y auditoría
7.3. Formación
7.4. Revisión de la Política y actualización
-
Glosario terminológico
-
Referencias normativas y técnicas
9.1. Normativa
9.1.1. Normativa autonómica
9.1.2...
Para continuar leyendo
Solicita tu prueba